为大力弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿服务精神，鼓励学院研究生主动融入社会、学校的建设，积极开展志愿服务工作，增强服务社会、奉献社会的意识，同时保证志愿者的志愿工时登记准确、高效，现结合西安交通大学机械工程学院研究生志愿服务工作的实际情况，对志愿工时管理做出如下规范管理。
一、志愿工时说明
1.志愿工时的录入与管理工作由机械工程学院团委志愿服务中心负责，并受学院团委审核和监督。
2.规定志愿工时作为推选和评定院级优秀志愿者的重要依据。
3.荣誉工时和志愿工时等同。
二、志愿工时活动申请
1、各级学生组织按照要求填写志愿活动申请书（附件1）与志愿活动信息表（附件2），并将二者以压缩文件夹（命名为“xxx组织-xxx志愿工时活动申请”）的形式提交至学院团委志愿服务活动审批小组电子邮箱jxt_zy@163.com。同时在2025-2026学年机械学院志愿活动申请统计表填写共享文档，并联系当时值班人员审批。
2、学院研究生志愿服务活动审批小组（审批小组成员名单见附件3）收到相关文件后将及时进行活动审批并反馈，若活动负责人在提交申请后的第二天22：00前未收到活动反馈，请联系管理人员进行咨询，故各组织的志愿活动负责人应在活动开展至少七个工作日前（留出充足时间）将活动申请书进行提交审核。
3、在志愿工时活动申请审核通过之后，团委志愿服务中心相关负责人员在“志愿汇”app发起活动，活动审核通过之后系统将于提交申请后的4个工作日内以短信的形式把活动签到码发送到活动负责人手机上。
4、各活动负责人请在当天活动结束的2个工作日之内提交一篇500字活动总结及5张活动照片至学院团委志愿服务中心邮箱jxt_zy@163.com，活动总结和活动照片统一以压缩文件夹（命名为：“xxx组织-xxx志愿工时活动总结”）的形式提交。
图1活动申请流程图
三、志愿工时管理
1、志愿工时的录入与管理统一通过“志愿汇”app进行，做到志愿工时公开透明。研一入学时，班级负责人组织班级同学加入志愿汇app。
2、各活动负责人对活动中的签到情况进行监督，谨防错过签到签退或恶意延迟签退现象的发生，务必保证志愿工时的真实性，对于志愿工时造假问题一经发现严肃处理。
3、在进行志愿工时签到时，如果出现特殊问题，在活动时间后24小时内向团委志愿服务中心相关负责人员反馈处理。
4、在需要志愿工时证明时，可与团委志愿服务中心相关负责人员联系。
5、如果涉及担保书录入，请活动负责人填写好志愿者荣誉时数导入模板（附件5）及盖章担保书（模板联系值班人员）发于学院团委志愿服务中心邮箱jxt_zy@163.com，联系值班同学录入。
四、注意事项
1、各组织在开展任何志愿活动的期间，都必须贯彻落实“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神。
2、开展志愿活动时，志愿者需遵守志愿者礼仪，严禁在活动期间做出违反志愿者规定的行为。
3、导入模板文件不能在原有基础上修改，只能填写信息；带“*”号为必填项，志愿者姓名、身份证号或志愿者编号不能为空。
4、请各位申请活动负责人提醒志愿者，关于志愿时长核实与任何其他问题在活动结束后两天之类反馈并联系值班同学解决，逾期将不再接受任何反馈。
申请活动与担保书时长录入请按照值班表联系值班同学
图2志愿服务中心活动审批负责人值班表
