项目名称：“一带一路”机械工程学科院长/主任国际会议暨工程科技前沿论坛会务服务

项目联系方式：

项目联系人：冯老师

项目联系电话：82666089，fengjinhua1987@xjtu.edu.cn

采购单位联系方式：

采购单位： 机械工程学院

联系人和联系方式：齐老师，88965750/82663920，nancy1983@xjtu.edu.cn

联系地址： 西安市长安区中国西部科技创新港高端装备研究院

一、采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍：

“一带一路”机械工程学科院长/主任国际会议暨工程科技前沿论坛会议于2024年11月15-17号在西安交通大学科学馆101召开，会议规模约120人。

（一）会议前期工作：

1.设计会议logo：要求相关人员根据会议主题和风格设计一个符合视觉形象的logo。

2.布展：制定布展方案，确保会议现场的布局和装饰符合整体设计理念。

3.外宣：撰写宣传文案，并制定宣传计划，以提高会议的知名度和参与度。

4.会议宣传：设计和发布宣传材料，包括海报、宣传册及社交媒体内容，吸引更多与会者关注和参与。

5.设计网站结构：明确网站的栏目设置和功能需求，以便更好地展示会议内容。

6.制作网站：根据设计结构进行网站的开发与搭建，确保其功能正常。

7.更新网站内容：定期更新会议相关信息，如日程安排、讲者介绍等，确保参与者获取最新信息。

8.草拟中英文邀请函：根据目标受众的需求，准备中英文邀请函的初稿，以便后续修改和发送。

（二）负责与会专家（10余人）机票，食宿与接送机，交通等。

（三）会议资料制作：制定会议联络方式、会议手册、会议使用证件包括人员证件、车证、贵宾证、放行条（出门条）等、物料（桌签、导引牌）等。

（四）会场使用设备（时间均在11月15-16日）：

1.视频控台（串场），V6切换台一个及监控器一个；

2.Led大屏（10 m *4m）；

3.灯光，面光（两侧各四组面光灯）；

4.全套线阵音响一套；

5.会议电脑两台，一台讲台，一台控台处；

6.一台摄像机（投屏）放置会场内；

7.会议现场技术保障，会议期间电脑、摄影、音响、灯光、LED屏等设施运行维护；

（五）会议现场服务：用水、茶歇（2次）

（六）会议期间宴请协调：在南洋酒店举办晚宴1次（11月16日）。

（七）其他服务要求：与展馆方对接场馆内的安保、安检、保洁工作的人员安排；及现场突发设备问题处理等服务工作；会议结束后，完成搭建拆除及卫生工作。

二、对供应商资格要求：

（一）供应商的资格要求

1. 具有独立法人资格及相关证照，具有良好信誉及合同履行能力，具有良好资金、财务状况。

2. 供应商能够自行完整应提供本采购需求项下所有服务，除采购文件明确的或经采购人书面同意以外，不得将本项目项下全部或部分服务分包或转包。

3. 供应商不得被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为名单记录，且在西安交大采购办供应商库中无不良记录。

（二）供应商报名方式

符合本公告要求的供应商，发送邮件至nancy1983@xjtu.edu.cn报名。报名时间：2024年10月29日至2024年11月2日。报名信息须包含：供应厂商名称、法定代表人信息、委托代理人信息、联系方式（邮箱、电话）等。

三、采购文件的发布时间及地点等

预算金额：28.8万元

磋商时间：2024年11月4日14:00

获取磋商文件时间： 2024年10月29日至2024年11月3日

获取磋商文件方式：报名的供应商将通过邮件获取磋商文件

响应文件递交时间： 2024年11月4日14:00

响应文件递交地址： 西安市碑林区咸宁西路28号西安交通大学机械工程学院西二楼第三会议室

响应文件开启时间： 2024年11月4日14:00

响应文件开启地点： 西安市碑林区咸宁西路28号西安交通大学机械工程学院西二楼第三会议室